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アカツキのリモート全社定例会が「感情爆発」な場へ〜Zoomはおもしろい!〜

こんにちは、アカツキの小野田と申します。
人事広報チーム(通称RPG:Relationship Produce Guild)の中で、主にカルチャー醸成や哲学浸透などの組織開発領域を担うHeartfulというチームで活動しています。

アカツキという会社は、エンタメを事業の中心としたIT企業で、2017年に東証一部へ上場、拠点は東京・横浜・福岡・台湾・LA、現在全雇用形態合わせると1,000人以上のメンバーが働いています。

「ITベンチャー」と呼ぶには少々大所帯になりましたが、新型コロナウイルス対策、これからの時代における「多様な働き方の実現」も見据え、2月中旬より初めてリモートワーク化に踏み切りましたプレスリリースはこちら)。

アカツキは、IT企業らしい「スピード感」「合理性」を大切にしつつも、一方で「感情」「つながり」をとても大切する文化も持っています。(全員集合の週次定例、周年祭、合宿、社員旅行など)

そしてこの突如やってきたリモートワーク化の波は、「合理性や知性ー人間の感情」「個人の自由と分散ーコミュニティとしてのつながり」といった一見すると二律背反のものを、本当の意味での統合していく絶好の機会なのではないかとわたしは感じています。

そんなわけで先週と先々週、オンラインミーティングツール「Zoom」を使ってリモート全社定例会(経営や各プロジェクトからの状況を共有し合う場)に初めてチャレンジしてみました!

毎週金曜日に正社員を中心とした130〜200人が参加している場ですが、果たしてリモートでリアル空間に劣らない場づくりができるか・・・

そんな不安もありましたが結果、個性と感情爆発の大きな盛り上がりを見せる場となっています(ほっ)。

1時間のリモート全社定例会内で400件近くのチャットコメントが集まり、

・「この発表素敵!めっちゃいいーー!!!」
・「爆笑ww🤣 あとから録画でもう一度見る!!!ww」
・「逆にzoomだったので、思いが伝わった感あります!!いろんな人がいろんなところで想いを言ってる感じ!」
・「これいいっすね!zoom開催続けて欲しい👏👏👏👏👏👏👏」

といったコメントが続々書き込まれています。
決して「リアルの劣化版」ではないオンラインイベントならではの価値も感じることができています。

もちろんまだ試行錯誤は始まったばかりですが、昨今の状況下で、急なリモート化への対応に困っている方(かつZoomイベント初心者の方)向けに、準備から当日の流れ、アカツキでの工夫点などポイントを絞って紹介させていただきます。

少しでもご参考になれば幸いです!

🌟1. 「Zoom Meeting」と「Webinar」の違い

まずは基本の基本から。「Zoom Meetingを使うのがいいの?」「Webinarを使うのがいいの?」(両方Zoom社から提供されているアプリ)

比較表

弊社では、参加者全員の顔が見えて双方向のやりとりができる<Zoom Meeting>を主に使っています。
(一方行での説明会やセミナーを開催したい場合、500〜1,000人近くの参加者がいる場合は、Webinarが最適。アカツキでもさらに大規模な集まりにはこちらの使用も検討)

無料アカウントの場合、時間と参加人数の制限があるため、ホスト(主催者)は有料アカウントへの変更をおすすめします。
Webinarを使う場合も有料アカウントが必要です。

企業全体でまとめて契約すると便利です。弊社はCorporate ITチームが一括管理してくれています。

🌟2. Zoomイベント事前準備(設定&URL発行)


ホストがイベントのURLを発行する際に、事前に設定しておきたいポイントは特にこの3つ。

設定1−1

Zoomは雑音や拍手・お子さんの声等、ちょっとした音も拾い、音の発生源にメイン画面が切り替わる仕様のため、参加者の人数が多い場合は「参加者をあらかじめ全員ミュート」にしておくことが必須です!

同時に、後述する「ブレークアウト機能(参加者を少人数のルームにわける機能)」もONにしておくと便利です。

あとはイベントをスケジューリングしてURLを発行します。

設定2−1

設定2ー2

ここで発行されたURLを参加者へ共有したら、Zoomの事前の設定は完了です!(簡単っ!)


🌟3. プレゼンターなど関係者とのリハーサル

弊社の場合は、わたしがZoom管理のホスト 兼 イベントの司会進行を行なっています。その他に場のコンテンツとなる「プレゼンター/登壇者」なども存在します。(パネルディスカッションを行うこともあるのでパネラーなども)

特にZoomに触れるのに慣れていない関係者がいる場合は、念入りにリハーサルを行います。まずは操作ポイントの共有。

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画面の共有③

<プレゼンターへ共有する操作ポイント>
「まずは2つの操作で簡単にプレゼンできる!資料の投影も簡単にできる」ことを伝える。(ITリテラシー高くなくても大丈夫!)

また、「リアルと違って、プレゼン中に参加者の反応が見えなくて不安…!!」の声も挙がりやすいので以下伝えましょう。
(チャット閲覧ボタンが実は隠れています)

チャット見れる

そのほか関係者への注意点。

次に、プレゼンやコンテンツそのもののが「どうやったら魅力的に伝わるか・盛り上がるか」の観点で一緒にリハーサルを行います。


「一度、顔をアップで見せてから資料共有しましょう!」
「原稿を読んでる感じになってるので、参加者に語りかけるように^^」
「ここをつなげるとストーリーとしてより伝わりやすいかも!」
「この内容なら、途中で◯◯さんにも登場してもらいましょう!」
etc・・・

ホストは舞台監督さながらに、こういったことを細かく伝えながら、登場シーンから全体のストーリー構成まで一緒にクオリティアップを目指します。(ここが場の盛り上がりに直結するため)

🌟4-1.Zoomイベント本番ー運営体制ー


何をどこまでやるかによりますが、基本的には、

1、司会進行
2、裏側管理人(共同ホスト)

 ーブレークアウト設定
 ータイムキーパー
 ートラブル対応
 ー映像レコーディング設定
3、チャット盛り上げ隊(複数名)←重要!!

くらいの役割で運営しています。慣れたら1と2は兼任可能です。
地味に重要なポイントは「チャット盛り上げ隊」の仕込みです。

特に初めてZoomイベント開催の場合、
いち早くチャットでアクションする人たちを複数人お願いしておくことで、「あ、この会は自由にチャット書き込んでいいだな!では自分も!」の流れを早々につくることができます。

チャットが盛り上がると場全体がめちゃくちゃ盛り上がります。

🌟4-2. Zoomイベント本番ー雰囲気づくりー

ここが一番難しく、ホストの腕の見せどころでもあります。わたしは以下のようなことを盛り込むことを意識しています。

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アカツキでは普段から、会議や場に入るときに「チェックイン」というものを行なっています。「業務が気になってる」「お腹すいた」など心の中にあるものを先に口に出してから、場に入ると集中しやすくなるのでおすすめです!

「バーチャル背景」を使うのも楽しくておすすめです。

雰囲気づくりのポイントは、

・純粋に「楽しい!!」と感じられる空間にできるか
・「この場を自分もつくっている」と感じる参加者をいかに増やせるか

(「ぼーっと見てるだけのオーディエンス」をどれだけ減らせるか)

です。こちらまだまだ試行錯誤中です!
素敵なノウハウやTipsがあったらぜひご連絡ください(^^)

🌟4-3. Zoomイベント本番ー感情のわかちあいー


場のスタートの「チェックイン」と同様、場のラストには「わかちあい」と呼んでいる「感じたこと・今の気持ちを話し合う時間」を設けています。
議論・ディスカッションで立派なことを言うのではなく、ただ”感じたこと”を出す時間です。

Zoomの「ブレークアウト機能」を使って、3-5人の部屋に振り分けて少人数で語り合う時間を設けます。設定方法は簡単!

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また、全員を同じ時間にブレークアウトルーム→メインルームに戻す設定もできるため、最後に参加者全員でそれぞれのルームで出てきた感想わかちあいや質問などを交わし合います。

▼ブレークアウト機能補足(詳細はこちら

ブレークアウト詳細


🌟5.そのほかーアカツキならではの特徴ー


そのほか、Zoomは細かくいろんな設定ができるため、エンタメ好きの弊社社員はここぞとばかりに自分らしいクリエイティブ表現をしています。

・Zoomに搭載されている「バーチャル背景」でそれぞれ個性を出す
(アイディア・大喜利感満載の人も)
・アバターを用いたバーチャルYoutuberが登場(プロの技!)
・プレゼンターも、伝えたい内容を映像にして制作し発表
(社員が出演するドラマ仕立て映像など)
etc…

会社やコミュニティごとのカラーや風土があると思うので、ふんだんに盛り込んでいくと、スポットライトのあたる主役も増え、より楽しい時間になると思います。

🌟6. さいごに

以上、Zoomを使ったイベント主催の流れについて、レポートさせていただきました。

新しい時代のうねりの中で大きな転換期を迎えているわたしたちですが、新しいツールやテクノロジーを使いながらも、人間の感情や体温をのせて、多く人の心に届く素敵な場やモノづくりができればと思っています。

アカツキでは新しいことをまずはトライして→時には失敗して→いろんな人の知恵ももらって→またトライ→「学び」を還元しながら進んでいます。

この学びの循環を、よりいっそう会社組織やコミュニティを超えてつくっていけると嬉しいです(^^) 

最後まで読んでいただきありがとうございました♪

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このnoteを書いた人
小野田加奈子(Facebook
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スキをありがとうございます!アカツキ
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株式会社アカツキの人事・広報部門で文化発信しているチーム、“Heartful”が、アカツキでアカツキ働く人、組織の取り組み、文化醸成などをご紹介します。ハートドリブンに生きて・働くことを考えるきっかけに。

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